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Checkliste für die Weihnachtsfeier

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1. Das Budget

Legen Sie fest, was insgesamt ausgegeben werden darf. Darauf aufbauend ergeben sich dann schon die Entscheidungen bezüglich des Essens, Trinkens, möglicherweise der Musik und beispielsweise des Fotografens.

2. Das Datum und die Uhrzeit

Das optimale Datum für eine Weihnachtsfeier ist entweder der letzte Arbeitstag vor Weihnachten oder ein Donnerstag oder Freitag im Dezember.

3. Die Gäste

Eingeladen werden alle Mitarbeiter – intern wie extern. Abgeklärt werden muss allerdings, ob auch ehemalige Mitarbeiter eingeladen werden, eventuell Geschäftspartner oder wichtige Kunden oder örtliche Politiker und Pressevertreter. Des Weiteren gilt es abzuklären, ob alle Adressen noch aktuell sind, wenn schriftliche Einladungen verschickt werden.

4. Der Ort: im Betrieb oder außerhalb?

a) Im Betrieb: Gibt es entsprechende Räumlichkeiten, spricht nichts dagegen auch im Betrieb zu feiern. Zum einen ist dies die günstigere Variante, zum anderen müssen keine Reservierungen gemacht werden. Die Kosteneinsparungen können für ein üppigeres Catering, eine ausgefeilte Weihnachtsdekoration und unter Umständen für Mitarbeitergeschenke oder Spenden ausgegeben werden. Auch ein musikalisches Rahmenprogramm kann auf die Beine gestellt werden. Einziger Nachteil: Das Aufräumen muss in Eigenregie geschehen.

b) Außerhalb des Betriebs: Holen Sie sich unterschiedliche Angebote für Veranstaltungsräume wie Lokale oder Restaurants sowie deren Menüpläne und Festpreise ein. Was ist örtlich gut zu erreichen und bietet trotzdem genügend Platz? Wird sowohl ein vegetarisches als auch ein fleischhaltiges Menü angeboten oder kann man ein Buffet absprechen? Sind die Getränke im Preis inbegriffen und sind die Räumlichkeiten beispielsweise in einem Hotel dekoriert? Diese Fragen müssen im Vorhinein geklärt werden, damit die Weihnachtsfeier zum Erfolg wird.

5. Wer hilft bei der Organisation der Weihnachtsfeier?

Je nach Unternehmensgröße kann die Organisation mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Bei größeren Betrieben kann ein „Festkomitee“ gegründet werden, welches sich bei den Organisationsaufgaben abspricht und diese gemeinsam übernimmt.

6. Die Einladungen

Schriftliche Einladungen sollten circa sechs Wochen vorher rausgeschickt werden. Eine andere Option ist, die Einladungen elektronisch zu verschicken und die eingesparten Kosten zu spenden. Dasselbe gilt für beispielsweise Mitarbeitergeschenke: Ganz im Sinne der Weihnachtsstimmung kann man auf die Geschenke verzichten und stattdessen an eine gemeinnützige Institution, regional oder international, spenden.

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