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Sprachlich geht’s leider bergab…

„Sie haben Post“: Die E-Mail-Flut und ihre Folgen

Es sind zu viele, und sie sind oft schlecht formuliert: Die Bundesbürger leiden zunehmend unter der alltäglichen E-Mail-Flut. Die meisten wissen allerdings nicht, wie sie das Ganze in den Griff bekommen sollen. Kein Wunder: Jeder Angestellte in Deutschland sendet oder empfängt nach Schätzungen von Experten durchschnittlich etwa 180 E-Mails pro Tag!

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Aus diesem „Dauerbombardement“ die wichtigen Nachrichten herauszufiltern, fällt immer mehr Beschäftigten schwer. Der vermeintliche Segen der E-Post verwandelt sich in einen Fluch, denn ein Großteil der Arbeitszeit geht inzwischen damit verloren, unnütze Mails zu lesen und zu bearbeiten.

Weil eine Mail so einfach und schnell zu schreiben ist, geben viele Menschen allzu locker formulierte Mitteilungen auf die Reise. Das ergab eine aktuelle TNS-Emnid-Umfrage im Auftrag der Ergo Direkt Versicherungen. Für 68 Prozent der Befragten geht durch das vermehrte Schreiben von Mails das Gefühl für die korrekte Rechtschreibung verloren (mehr dazu in der Grafik).

Für E-Mail-Gestresste gilt folgende Checkliste:

Ordner anlegen: Im Mailprogramm sollte man sich für eingehende Nachrichten mehrere Ordner anlegen. Sie unterscheiden zwischen Nachrichten, die dringend bearbeitet und gelesen werden müssen und Nachrichten, für die man sich Zeit lassen kann.

Keine gedankenlosen Mails verschicken: Vor dem Versenden sollte man sich fragen, ob die Nachricht so wichtig ist, dass man dafür einen längeren Weg im Büro zurücklegen würde.

Auf Form und Formulierungen achten: Geht die Mail an einen Kumpel, darf die Wortwahl leger sein, in einer geschäftlichen Mail dagegen nicht. Sofern es sich nicht um eine kurze Antwort auf eine zuvor gestellte Frage handelt, sollte das Schreiben immer eine Anrede enthalten wie zum Beispiel „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“

Korrekte Rechtschreibung: Versteht sich von selbst. Schreiben Sie eine E-Mail nach denselben Maßstäben, nach denen Sie einen handschriftlichen Brief schreiben würden.

Die Sache mit den Smileys…: Sie sollten nicht inflationär eingesetzt werden. Das Auge bleibt an ihnen hängen, der Lesefluss wird unterbrochen. Im geschäftlichen Schriftverkehr unbedingt drauf verzichten, weil Smileys nicht gerade ein Ausdruck enormer Professionalität sind…

Nicht palavern: Da im Berufsleben Zeit Geld bedeutet, geht es bei geschäftlichen Korrespondenzen vor allem darum, den Inhalt möglichst eindeutig zu formulieren und auf den Punkt zu bringen. Das fängt bei der Betreffzeile an: Hier sollte auf einen Blick klar sein, worum es geht.

Wie ist die Stimmung? Wer eine E-Mail schreibt, sollte immer daran denken, dass seine momentane Stimmung nicht gleich der des Empfängers sein wird. Der eine formuliert adrenalinreich am Vormittag, der andere liest es müde kurz vor Feierabend. E-Mail-Schreiber sollten immer davon ausgehen, dass der Leser wenig Zeit hat - Mitteilungen sollten daher kurz und prägnant sein.

Nicht auf die lange Bank schieben: Für den Empfänger einer Mail gibt es im Übrigen auch ungeschriebene Netiquette-Gesetze: Von ihm wird erwartet, dass er innerhalb eines Werktags, spätestens aber innerhalb von 72 Stunden auf eine Nachricht antwortet.

rgz

Korrekte Rechtschreibung, Wortschatz und Höflichkeit: Darauf legen die Bundesbürger auch beim Verfassen einer E-Mail größten Wert.

Foto: djd/Ergo Direkt Versicherungen



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