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Jeder Dritte genervt von E-Mails / Wie der Arbeitstag besser organisiert wird

Posteingang sorgt für Dauerstress

Landkreis (jbr). Moderne Kommunikationstechniken bringen nicht nur Vorteile mit sich, sondern fordern auch ihren Preis, haben sie unser Leben und unsere Arbeit doch extrem beschleunigt. So bricht regelmäßig eine wahre E-Mail-Flut über Arbeitnehmer hinein, wenn sie am Morgen ihren Rechner hochfahren. Viele sind durch die Masse an unbeantworteten Nachrichten im Posteingang bereits zu Arbeitsbeginn gestresst und fühlen sich von der Datenflut und dem ständigen Zwang zur Kommunikation überfordert. Das bestätigt auch eine kürzlich durchgeführte Studie der Deutschen Angestellten Krankenkasse. Das Ergebnis: Fast jeder dritte Befragte fühlt sich von E-Mails regelrecht belästigt.

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Stress, ausgelöst durch Arbeitsunterbrechungen wie dem Eingang von immer neuen Mails, lässt sich leicht minimieren, wenn man ein paar Regeln beachtet:

Konzentration auf das Wesentliche: Nämlich auf die Aufgaben, für die Sie in Ihrer Firma eingestellt wurden, und zwar vermutlich nicht als „E-Mail-Schreiber“. Außerdem sollten Sie die elektronische Post nur dann nutzen, wenn Sie sich über wichtige Inhalte mit Kunden oder Kollegen austauschen müssen. Zwar verleiten Unkompliziertheit und Schnelligkeit des Mediums häufig dazu, auch unüberlegt von ihm Gebrauch zu machen, doch die Folge sind unklare und vor allem überflüssige Nachrichten mit wenig nützlichen Informationen.

Anzahl der E-Mails reduzieren: Denn jede geschriebene Nachricht hat in den meisten Fällen mehrere Antworten, und somit weitere Mails zur Folge. Weniger, aber dafür durchdachter und pointierter sollten die Nachrichten sein, damit keine unnötigen Fragen auftauchen.

Betreffzeile klar formulieren: So weiß der Empfänger mit einem Blick, worum es geht.

Feste Lesezeiten einhalten: Alle akustischen und optischen Signale, die auf den Eingang einer neuen E-Mail aufmerksam machen, sollten ausgeschaltet werden. Durch das ständige Eintreffen von Informationen wächst der Stress, und die Unterbrechungen stören Ihre Konzentration und verhindern einen produktiven Arbeitsrhythmus. Ideal wäre es, nur dreimal täglich Nachrichten zu lesen und zu beantworten.

E-Mails nach dem Lesen sofort bearbeiten: Denn das ist am effektivsten. Die „Sofort-Regel“ spart Zeit.

Ablagesystem einrichten: Um den Überblick über Ihre E-Mails zu behalten, sollten bearbeitete und beantwortete Nachrichten möglichst sofort abgelegt werden. In den Posteingang gehören nur neu angekommene und noch nicht gelesene Mails.

Großzügig löschen: Und das auch, wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts groß ist. So behalten Sie einen guten Überblick. Außerdem kann es durchaus befreiend wirken, Nachrichten zu löschen.

Die Software beherrschen: Machen Sie sich mit ihrem Programm vertraut. Das ist wichtig, denn oft bieten moderne E-Mail-Programme eine große Anzahl von entlastenden Funktionen, die jedoch häufig nicht genutzt werden, weil ihr Benutzer sie nicht ausreichend kennt.

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