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Neues Outlook-Tool kanalisiert Posteingang / Mehr Übersicht

Angestellte bearbeiten dreieinhalb ihres Lebens unnötige E-Mails

Bonn. Schlechtes E-Mail-Management kostet Geld und Lebenszeit. Büroangestellte verschwenden dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails. Wer damit zu tun hat, kann diese Erkenntnis nur allzu gut nachvollziehen.

Tatsächlich gehen bis zu zwei Stunden eines Arbeitstages mit der Bearbeitung der elektronischen Post drauf. Und dabei sind etwa ein Drittel aller E-Mails Müll, berichtet der IT-Informationsdienst „Outlook aktuell“ aus dem Bonner Fachverlag für Computerwissen (www.computerwissen.de) unter Berufung auf eine Studie des Henley Management College.

Zusätzlich werden die Postfächer von Unternehmen mit Spam-Mails derart überschwemmt, dass sie nach Erkenntnissen des deutschen Spezialisten für E-Mail-Sicherheit, Retarus, in manchen Fällen schon 95 Prozent des gesamten Mail-Eingangs ausmachen.

Ordnung ins E-Mail-Chaos bringt nun eine noch weitgehend unbekannte Outlook-Erweiterung mit dem Namen Email Prioritizer von den Microsoft Office Labs, so „Outlook aktuell“. Die Download-Adresse: http://www.officelabs.com/projects/emailprioritizer/Pages/default.aspx

Unter Outlook 2007 können mit diesem Tool eingehende E-Mails individuell nach drei Prioritäten automatisch sortiert werden. Auf diese Weise stehen für wichtig erachtete Mails stets an erster Stelle, egal wann sie abgeschickt wurden. Die niedrigste Priorität sollten am besten jene Mails erhalten, in denen der Empfänger vom Absender lediglich auf Cc oder Bcc gesetzt wurde.

Hilfreich für effizienteres Arbeiten kann auch die Schaltfläche „Do not disturb“ sein. Hiermit lässt sich der automatische Abruf für einen selbst definierten Zeitraum stoppen, sodass man während einer wichtigen Arbeit oder Besprechung nicht gestört wird.

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