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Verschiedene Methoden können Struktur und Ordnung ins Leben bringen

Lässt sich Zeit wirklich managen?

Die durchschnittliche Lebenserwartung der Deutschen liegt bei etwa 80 Jahren, macht 700 800 Stunden, bis sie das Zeitliche segnen. Minus etwa 233 600 Stunden Schlaf bleiben noch 467 200 Stunden, die mit Leben gefüllt werden wollen. Mit möglichst prallem und in vollen Zügen genossenem.

Zeit
Birte Hansen

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Birte Hansen Reporterin zur Autorenseite

Die durchschnittliche Lebenserwartung der Deutschen liegt bei etwa 80 Jahren, macht 700 800 Stunden, bis sie das Zeitliche segnen. Minus etwa 233 600 Stunden Schlaf bleiben noch 467 200 Stunden, die mit Leben gefüllt werden wollen. Mit möglichst prallem und in vollen Zügen genossenem. Mit Zeit fürs Wesentliche oder Unwesentliche, mit mehr Zeit für die Frei- als für die Arbeitszeit, oder umgekehrt, je nach Gusto. So oder so: Jeder hat ein einziges Leben zur Verfügung, vermutlich, oder anders ausgedrückt 24 Stunden pro Tag. Was also tun, damit diese Zeit ausreicht? Und wofür soll sie denn eigentlich ausreichen …? Und was ist das Ziel?

In erster Linie, „gesund zu bleiben“, könnte man meinen, wenn man mit Rolf Benzin spricht. Der Facharzt für Psychiatrie aus Aerzen und Oberarzt an der Rintelner Burghof-Klinik kennt die Menschen, die es nicht schaffen, mit sich und der Zeit gesund umzugehen. Ausgebrannt zu sein, nichts mehr zu können, keine Kraft zu haben für irgendetwas – immer mehr leiden unabhängig vom Alter unter Burnout-Symptomen. Wer es nicht schaffe, sich Freiräume zu schaffen, „geht im Hamsterrad und fühlt sich ausgeliefert“, beschreibt Benzin, was viele Arbeitnehmer kennen. Nicht nur ist es häufig eine Frage des Selbstwertgefühls, wie man seine Prioritäten zwischen Privatem und Beruflichem steckt und ob man das eine von dem anderen aufzehren lässt. Oft ist es zudem eine Frage der Selbstorganisation. „Zeitmanagement“ ist gefragt, seit Jahren. „Ich halte viel von Methoden – wenn sie funktionieren“, sagt Benzin über die Vielfalt unterschiedlicher Modelle.

Ob ABC-Analyse, bei der anstehende Aufgaben nach „wichtig, dringend, unwichtig“ sortiert werden, ob Pareto-Modell, anhand dessen Seminar-Teilnehmer lernen, dass sie in 20 Prozent der Zeit bereits 80 Prozent einer Aufgabe erledigt sind, ob selbst gesteckte Ziele auch wirklich SMART sind ober ob die Prioritätenliste täglich überarbeitet wird – die Möglichkeiten sind zahlreich und variieren je nach Coach, Therapeut, Berater. „Wir setzen auf die Five-Step-Competence-Methode“, sagt beispielsweise Benzin. Sich die Zeit untertan machen zu wollen, bedeutet aber vor allem, sich selbst zu disziplinieren. Nicht die Zeit wird gemanagt, der Mensch lernt viel mehr, sich selbst samt seiner eigenen Unzulänglichkeiten zu managen. „Der Begriff Zeitmanagement ist als solcher irreführend“, bestätigt Karen Weiske, die den Studenten das Thema an der Universität Göttingen nahebringt. „Wir können lediglich unseren Umgang mit der Zeit unter Kontrolle bringen.“

Nicht den Wecker weiterstellen, sondern aufstehen; nicht arbeiten bis zum Umfallen, sondern Pausen einplanen; nicht auf den letzten Drücker den Flieger erwischen, stattdessen die Fahrzeit bis zum Flughafen im Tagesplan berücksichtigen. Die verlockende Belohnung, so verspricht es auch der Bestseller-Autor Lothar J. Seiwert („1x1 des Zeitmanagements“):

Bessere und schnellere Erreichung der beruflichen und persönlichen Ziele.

Zeit sparen und gewinnen für die wirklich wichtigen Aufgaben und Ziele (Führungsaufgaben, Mitarbeiter, Kreativität, Familie, Freizeit, Freunde).

Überblick über alle Projekte, Aufgaben und Tätigkeiten.

Weniger Hektik und Stress, mehr Vorhersehbares im Tagesablauf.

Nicht nur für viel beschäftigte Konzern-Manager ist Zeitmanagement laut Weiske wichtig, „im beruflichen Kontext müssen sich heute alle Zielgruppen angesprochen fühlen, dass sie die Leistungsanforderungen in allen Branchen mehr und mehr verdichten“, meint Weiske. Aber: „Je größer der Verantwortungsbereich und die Komplexität der Position, umso notwendiger wird Zeitmanagement.“ Auch Frauen, die einen 24-Stunden-Job als Familienmanagerin und Berufstätige haben, müssen ihre Abläufe gut takten, damit der Tag nicht im Chaos endet, weiß Benzin, der zusammen mit seiner Frau als Coach in Hameln arbeitet.

Dabei geht es um mehr als um das Bändigen der täglichen 24 Stunden, nämlich um die Lebenszeit. „Wir leben in einer Multi-Optionsgesellschaft, die uns so viele Möglichkeiten und Lifestyle-Varianten suggeriert, dass immer mehr Menschen versuchen, zwei Leben in eins zu packen“, sagt Diplom-Psychologin Weiske. Trotz aller Ratgeberversprechen lasse sich keine goldene Stunde dazugewinnen, und so hätten auch privat viele Menschen das Gefühl, sie hätten keine Zeit. Was laut Statistischem Bundesamt aber für die Deutschen nicht der Wirklichkeit entspricht: Vielmehr haben wir so viel Freizeit wie nie zuvor, 42 Stunden pro Woche im Durchschnitt. „Life-Work-Balance“ ist das Schlagwort der dritten Generation „Zeitmanagement“, beschreibt Karen Weiske. Während in der ersten Generation auf Gedächtnishilfen gesetzt wurde wie Notizen, Checklisten, Planung und Terminkalender und alles unter das Motto „noch schneller, noch effizienter“ gestellt worden sei, sehe die zweite Generation schon anders aus. „Hier kommt es auf Zielsetzung, Prioritäten und Effektivität an.“ Und in der dritten geht es eben um die Balance zwischen „Leben und Arbeit“.

Damit im Leben der Hamelner Oberbürgermeisterin Susanne Lippmann für beides Platz ist, strukturiert sie frühzeitig „einmal das ganze Jahr durch“. „Sommerurlaub geht halt nur im Sommer, Skifahren ist auch nur in gewissen Monaten möglich, und der 80. Geburtstag der Mutter steht auch fest“, sagt sie. Methodenbasiertes Zeitmanagement aber, das ist ihre Sache nicht. Zum einen kann sie sich auf „ein gutes Zeitgefühl“ verlassen (eine Uhr hat sie noch nie getragen), zum anderen auf ihre rechte Hand Birgit Lucadei. Sie hat Zeitmanagement-Seminare hinter sich, kennt Methoden und hat den Terminkalender von Lippmann im Griff.

„Welche Planungstechniken aus dem Tool der klassischen Zeitmanagement-Methoden sinnvoll sind, ist aufgaben- und persönlichkeitsabhängig“, sagt Karen Weiske und rät zur individuellen Herangehensweise, die auch Benzin bevorzugt und empfiehlt: „Man muss es mal ausprobieren, was einem hilft.“ Ein gewisses Maß an Schriftlichkeit jedoch, empfehlt Weiske allen, die Zeit, beziehungsweise sich selbst managen wollen. Dabei kann der klassische Kalender dienen, das Smartphone oder Outlook. Der Zeitforscher Karlheinz Geißler, der Zeitmanagement-Methoden als „Handel mit Hoffnungen“ bezeichnet, die nicht dazu führen, dass sich Zeit vermehrt, sieht die Ursache für den von vielen Menschen empfundenen Stress hier: „Wir haben verlernt, ,Genug‘ zu sagen“, sagte er gegenüber der „Bild der Wissenschaft“. Einfach mal weniger tun, ist sein Vorschlag, um mit der Zeit richtig umzugehen.

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